Abwesenheits-Management Richtlinie - Employer Branding Agentur Orange
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Abwesenheits-Management Richtlinie

Abwesenheits-Management Richtlinie

Die Abwesenheitsrichtlinie ist ein Versuch, die Abwesenheiten der Mitarbeiter durch unternehmensweite Programme und Richtlinien zu reduzieren. Verpasste Arbeitstage können kostspielig sein und zu Produktivitäts- und Gewinnverlusten führen. Krankheitsbedingte Fehlzeiten und Verletzungen sind an jedem Arbeitsplatz unvermeidlich. Aber Maßnahmen, die übermäßige oder unnötige Fehlzeiten verhindern, bieten finanzielle Vorteile, verhindern Arbeitsunterbrechungen am Arbeitsplatz oder die Überlastung von Kollegen, welche die Arbeit nachholen müssen.

 

Was ist Abwesenheitsmanagement im HR?

Die Personalabteilung spielt eine aktive Rolle bei der Entwicklung und Förderung von Richtlinien für das Abwesenheitsmanagement. Jedes Unternehmen muss Abwesenheitsrichtlinien entwickeln, die für die Bedürfnisse des Unternehmens relevant sind. Um das Verhalten tatsächlich zu beeinflussen, müssen diese Richtlinien den Mitarbeitern auf allen Ebenen des Unternehmens klar kommuniziert werden. Die Mitarbeiter sollten wissen, was von ihnen in Bezug auf die Anwesenheit bei der Arbeit und den Krankenstand erwartet wird. Richtlinienbeispiele könnten Teil regelmäßiger Schulungen von Personalverantwortlichen sein, um die Mitarbeiter über die Abwesenheitsrichtlinien zu informieren.

 

Richtlinien und Verfahren für das Abwesenheitsmanagement

Die Abwesenheitspolitik sollte fair, kohärent und in der Lage sein, Krankheit und andere unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen, die Mitarbeiter dazu veranlassen können, die Arbeit zu verpassen. Eine typische Abwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter beschreibt in der Regel den Umgang, welchen ein Mitarbeiter befolgen muss, wenn er seine Arbeit versäumen muss. Dies kann Details wie z.B. wer, wie und bis wann zu informieren ist, beinhalten. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter wissen, wie Abwesenheitsdaten erfasst und gemessen werden und was passiert, wenn sie nach langer Abwesenheit wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren – dazu gehören beispielsweise ein Interview und Diskussionen darüber, wie sie die verpasste Arbeit nachholen und in aktuelle Teamprojekte integrieren können.

 

Die Abwesenheitspolitik sollte auch eine Erklärung über das Entgelt für fehlende Arbeitstage enthalten. Es würde umreißen, wie viele kranke oder persönliche Tage ein Mitarbeiter nehmen kann, bevor er keinen Anspruch mehr auf bezahlte Freistellung hat. Für den Fall, dass ständige Arbeitsabwesenheiten eines Mitarbeiters zu einem Problem werden, sollte es einen Plan für Disziplinarmaßnahmen geben.

 

Methoden des Abwesenheitsmanagements im HR

Eine umfassende Abwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter berücksichtigt die verschiedenen Gründe, warum ein Mitarbeiter die Arbeit versäumen könnte. Diese Gründe können beispielsweise sein:

  •     Kurzzeitiger krankheitsbedingter Gesundheitsurlaub
  •     Langfristiger gesundheitlicher Urlaub aufgrund von schwerer Krankheit, Verletzung oder Operation
  •     Anhaltende Verspätung
  •     Lang- oder kurzfristiger unbefugter Urlaub
  •     Elternurlaub oder Betreuungsurlaub

Ein HR-Team sollte diese und andere Gründe berücksichtigen, weshalb ein Mitarbeiter die Arbeit verpassen könnte, egal ob verschuldet oder unverschuldet. Für jede Art von Abwesenheit sollten spezifische Richtlinien und entsprechende Disziplinarmaßnahmen festgelegt werden.

 

Fehlzeitenmanagement Best Practice

Die besten Richtlinien für das Abwesenheitsmanagement sind solche, die klar und fair sind und so entwickelt wurden, dass sie den Bedürfnissen und Ressourcen des Unternehmens entsprechen. Sie halten ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem Angebot einer ausreichenden Freistellung zur Krankheitsabrechnung und der Strenge, die unnötige Fehlzeiten und Produktivitätsverluste verhindert.

 

Abgesehen davon, dass sie sich nur darauf konzentrieren, den Mitarbeitern zu helfen, fehlende Arbeitstage zu vermeiden, kann die Abwesenheitsrichtlinie auch Programme zur Förderung der Teilnahme beinhalten, wie z.B. flexible Zeitpläne und Arbeitszeiten oder die Möglichkeit, dass Mitarbeiter gelegentlich aus der Ferne arbeiten können. Auf diese Weise, wenn sie aus medizinischen Gründen, familiären Verpflichtungen oder anderen persönlichen Gründen nicht im Büro sein müssen, haben sie die Möglichkeit, die verlorene Produktivität in ihrer Freizeit auszugleichen.

 

Eine weitere Möglichkeit, die Anwesenheit zu fördern, könnte darin bestehen, die Politik des Abwesenheitsmanagements positiv zu beeinflussen und sie vielleicht eher als Politik des Anwesenheitsmanagements zu bezeichnen. Anstatt die Folgen von zu viel Arbeit zu befürchten, könnten die Mitarbeiter über die Einsparungen, die Produktivität, die Zusammenarbeit und andere Vorteile der Anwesenheit geschult werden. Mitarbeiter können sogar für eine konsequente Teilnahme belohnt werden. Dies könnte jedoch negative Auswirkungen haben, indem kranke Mitarbeiter ermutigt werden, ins Büro zu kommen. Stellen Sie sicher, dass Abwesenheitsrichtlinien großzügige Freistellungen und Work-from-Home Optionen im Krankheitsfall bieten, um die Verbreitung von Keimen im Büro zu vermeiden. Eine Personalmarketing-Agentur  kann in einem solchen Fall hilfreiche Tipps zur Umsetzung eines solchen Managements, innerhalb von beispielsweise Workshops liefern.